Gestione Automezzi: Funzionalità

FUNZIONALITA'

"Non tutto il pensiero è automatizzabile, ma gran parte di esso. Molto di più di quello che possiamo immaginare, ma molto meno di ciò che certa fantascienza sogna."

Qui riassumiamo le funzionalità principali del prodotto con lo scopo di produrre anche qualche esempio di impiego. Le applicazioni sono innumerevoli, e il software opportunamente configurato, si adatta alla gestione che l'azienda deve fare.

Le funzionalità vengono aggiornate costantemente e si arricchiscono di tool che ne migliorano l'efficienza e l'efficacia.

	Gestione multisede e multiutente Tango Automezzi nasce intrinsecamente multisede e multiutente. Per questo si possono gestire sottoinsiemi di flotte afferenti a sedi o filiali con visibilità diversa per ogni utente. Così, l'operatore di una sede vede e gestisce esclusivamente i mezzi di sua pertinenza. Ma il filtering per utente sui mezzi non finisce qui. Si possono creare visibilità esclusive per ogni singolo automezzo facendo in modo che un particolare utente possa gestire solo particolari mezzi. La creazione e gestione di utenti e gruppi di utenti è una prerogativa dell'amministratore. Tango Automezzi grazie alla sua architettura trova applicazione anche nei contesti organizzativi più complessi ove vi è necessità di distribuire compiti e competenze.
	Anagrafiche Le schede anagrafiche sono complete e con tutti i dati del mezzo. Targa modello marca, idenificativo, telaio, data di acquisto, immatricolazione, CV, portata, tara, tipo, descrizione..... e molte altre informazioni che possono essere integrati dai documenti del mezzo associabili ad ogni anagrafica. L'accesso ad ogni automezzo avviene in griglia con filtering avanzato. Basta un clic sulla griglia per vedere lo stato di manutenzione, gli accessori, le dotazioni, le scadenze o le prenotazioni. Il caricamento dati è agevolato da facilities che includono l'importazione da archivi di excell o access e la possibilità di duplicazione automatica.
	Gestione delle scadenze amministrative e Manutentive Mai più un bollo dimenticato o circolare senza assicurazione. Stop a tagliandi e controlli non effettuati. Il sistema di gestione delle attività di manutenzione e gestione delle scadenze amministrative di Tango Automezzi attualmente non ha eguali. Grazie a diversi sistemi di calcolo si possono scadenzare operazioni a kilometri, data fissa e ore lavoro con sistemi programmati, predittivi e pianificati. Su questo fronte non temiamo concorrenza. Tango Automezzi è conforme agli standard ISO 9001 e OHSAS 18001 per la gestione delle manutenzioni. Ha brillantemente superato audit di Enti certificativi rivelandosi strumento prezioso a supporto del facility management e del Safefty & Healt Care Oltre alle scadenze classiche sono gestiti canoni di leasing, noleggi e ammortramento industriale e per competenza e centro di costo. Contratti, autorizzazioni e scadenze di qualsiasi alltro genere sono monitorate e tenute sotto controllo. Il Reminder a corredo dell'applicazione invia messaggi email ed SMS in prossimità di ogni scadenza. Impossibile sfuggire a Tango Automezzi.
	Registrazioni Scadenze in modo massivo e controllo dei contratti Le scadenze amministrative ripetitive come bolli, assicurazioni, leasing, noleggi ecc.. possono essere registrati in modo massivo con una unica registrazione velocizzando in modo considerevole i tempi di registrazione dei pagamenti o degli avvenuti adempimenti. Questa funzionalità è particolarmente utile per parchi automezzi relativamente grandi in cui spesso le scadenze coincidono per un determinato numero di mezzi. L'operatore deve solo scorrere l'elenco per controllare gli importi ed eventualmente deselezionare le operazioni che non sono state effettivamente fatte (potranno essere fatte anche singolarmente successivamente ) o correggere gli importi che risultano diversi rispetto a quelli proposti. Il sistema registra con un unico movimento tutte le scadenze e genera le nuove automaticamente adeguando gli importi sulla base di quelli inseriti. E' possibile richiamare le scadenze anche inserendo i riferimenti di un contratto in modo che all'arrivo della fattura fornitore il sistema estrae solo le targhe presenti nel contratto. Questo consente anche il controllo della fatturazione del fornitore che sia conforme agli importi stabiliti.
	Calcolo del Fringe Benefits Tango Automezzi viene aggiornato con le tabelle ACI per il calcolo del fringe benefits. E' possibile anche inserire nuovi dati nel database dei Fringe Benefits in modo da sviluppare il calcolo per categoria di mezzi. Il fringe benefits viene calcolato sulla risorsa di anno in anno per l'effettivo periodo di godimento del bene indicato nella tabella affidamenti. Le assegnazioni possono essere variate anche nel corso dell'anno con calcolo dinamico degli effettivi giorni di godimento di ciascun bene. In ogni momento è possibile avere la situazione sia in formato stampa che su Excell.
	Gestione delle registrazioni Ad esclusione delle attività di manutenzione straordinaria, le registrazioni delle attività vengono richiamate dallo scadenzario che può essere per singolo mezzo o per tutti gli automezzi. All'atto della registrazione viene proposto un elenco di attività per tenere traccia di cio che è stato fatto. Il sistema prevede un controllo che avvisa qualora sia prevista una attività già svolta in una precedente occasione. Per fare un esempio, il sistema evita di cambiare l'olio in una scadenza programmata se il cambio era stato fatto poco tempo prima in occasione di una riparazione meccanica. Grazie a questo sistema le aziende possono tenere sotto controllo le attività delle officine meccaniche anche perché è possibile inviare l'automezzo in officina con allegato il foglio degli interventi svolti con le relative date. Si evitano quindi lavorazioni inutili o doppie. Al termine della registrazione il sistema propone automaticamente la prossima scadenza secondo calcoli basati su criteri previsionali impostati in configurazione. L'operatore può comunque intervenire manualmente.
	Gestione contabilità analitica e interfacciamento gestionali Ogni registrazione, oltre alla gestione tecnica consente la registrazione contabile attraverso la parametrizzazione di causali contabili e centri di costo e codice di contro. Il tutto avviene nella totale trasparenza grazie alla parametrizzazione della procedura. Una volta configurata, l'applicazione permette all'operatore di registrare le movimentazioni attraverso l'indicazione delle spese. L'automazione applicativa genererà automaticamente le partite contabili su cui sarà possibile effettuare situazioni ed export verso sistemi di contabilità industriale aziendali.
	Gestione dislocazioni (rimesse e/o cantieri) Ogni automezzo può essere associato ad una precisa dislocazione (deposito, rimessa, cantiere) e spostato con una semplice registrazione da una locazione ad un'altra. Si tiene traccia degli spostamenti (date). Questa utilità può risultare utile ad esempio, alle aziende edili che spostano i mezzi d’opera sui cantieri e vogliono conoscere quanto tempo ogni mezzo è rimasto in un determinato cantiere o per quanto tempo il mezzo è rimasto in carico ad una determinata filiale o rimessa. Gli spostamenti vengono tracciati anche considerando l'orario. Nel calcolo dei costi sarà possibile effettuare una stampa di costi di ogni dislocazione.
	Gestione Centri di Costo e Servizi L'attribuzione dei costi per competenza si ottiene associando ogni mezzo ad un centro di costo e ad un servizio. Ad esempio, nel caso di aziende di igiene urbana si può creare il centro di costo "spazzamento" ed attribuirvi tutti i mezzi. Poi si crea il servizio "Piazza Italia" e vi si attribuiscono tutti i mezzi deputati ai servizi svolti presso Piazza Italia. In sede di analisi dei costi sarà possibile estrarre i costi di pertinenza dello "spazzamento" o del solo "spazzamento" di "Piazza Italia" o di tutti i servizi svolti in "Piazza Italia". Aziende Sanitarie potrebbero invece distribuire i costi per le UO e per i vari servizi a cui i mezzi sono destinati. Facile no ?
	Gestione delle dotazioni e delle prestazioni Ad ogni automezzo o risorsa umana possono essere attribuite dotazioni esclusive o condivise. Parliamo di schede carburanti, catene da neve o altro. Tale attribuzione non è limitata alla mera rintracciabilità ma costituisce anche un sistema per monitorare le transizioni (caso di telepass e carte carburanti) ed attribuirle al mezzo. Tango automezzi ha già pronti gli algoritmi per l'acquisizione automatica dei flussi provenienti dalle maggiori case petrolifere e dei dati telepass. Grazie a questo sistema, si possono controllare automaticamente i consumi e i km percorsi. Di fatto, l'aquisizione dei dati della carta carburanti sostuisce totalmente la scheda carburanti. Dati aberranti ed anomalie vengono segnalati dal software già al momento dell'acqusisizione. Un ottimo sistema per controllare i rifornimenti, i costi ed il consumi di ogni singolo mezzo. Sono anche gestite le prestazioni come ad esempio i lavaggi o le spese di parcheggio.
	Gestione cisterne ed erogatori Le aziende che hanno cisterne ed erogatori possono gestire carichi e scarichi di carburanti e i rifornimenti dei mezzi. I dati sono anche acquisibili elettronicamente se il sistema di erogazione lo prevede. In questo modo vengono tenuti sotto controllo i rifornimenti dei veicoli e l’accesso alla pompa carburanti. Sono gestiti sistemi multicisterna e multi pompa e si tiene conto delle giacenze in cisterna. Il calcolo dei prezzi carburanti è gestito a prezzo medio o a prezzo ultimo.
	Gestione del magazzino ricambi Tenere sotto controllo i flussi delle parti ricambio per chi ha una piccola officina interna può risultare impegnativo e spesso non si riesce a determinare con precisione dove siano finiti e come sono distribuiti. La gestione del magazzino ricambi consente agli operatori di creare uno o più depositi di ingresso per gli articoli su cui registrare le bolle del materiale in arrivo. All’atto delle registrazioni delle manutenzioni l’utente può selezionare il deposito di prelievo e spostare il ricambio sul mezzo. Ogni mezzo si configura così come un piccolo deposito. In ogni momento si potrà interrogare il singolo mezzo per vedere quali articoli vi sono stati installati in un determinato periodo. Nella configurazione del mezzo inoltre è possibile stabilire a priori quali siano gli articoli o categoria di articoli conformi per ogni singolo mezzo impedendo quindi che vengano selezionati articoli non idonei per il mezzo in questione. Con la gestione del magazzino, opportunamente configurata è anche possibile gestire le ore di lavoro per singolo meccanico, ed effettuare la gestione dei DPI. I nostri tecnici sapranno aiutarvi nella configurazione per ottenere il massimo da questo strumento semplice ma molto potente.
	Gestione delle prenotazioni e car sharing Ottimizzare e razionalizzare l'uso degli asset aziendali può risultare utile ed economico. Molte imprese attuano un uso intelligente degli automezzi attraverso le prenotazioni. Tango Automezzi permette di gestire l'uso condiviso dei mezzi attraverso sitemi di prenotazioni e affidamenti. Il sistema di booking consente di attribuire gruppi di mezzi categorizzati ad ogni utente che potrà prenotare solo le categorie attribuite. Grazie ad un sistema di relazioni, Tango Automezzi è in grado di sapere se vi sono due richieste con la stessa destinazione e, nel caso, propone la condivisione della prenotazione riducendo l'impegno del parco auto. La gestione delle prenotazioni è anche possibile via web. Sono previsti messagi email ed SMS di conferma o per la cancellazione.
	Gestione delle Risorse umane e degli utenti Ogni risorsa (utente o autista) dispone di una scheda anagrafica con i dati personali e le credenziali di accesso con i relativi profili di autorizzazione. E’ possibile registrare documenti come la patente ad esempio, e le relative scadenze, visite mediche e tutte le altre scadenze previste per gli autisti. La scheda delle dotazioni è prevista anche per le risorse dove possono essere indicati gli affidamenti di schede carburanti, badge per le pompe carburanti, telepass o altro. Per ogni risorsa è prevista anche la scheda prenotazioni in cui possono essere visualizzate tutte le prenotazioni e gli utilizzi dei mezzi per ogni singola risorsa. Ogni risorsa può essere collegata ad una sede e possono essere caricati i dati di accesso al sistema ed i relativi privilegi. Per le singole risorse è possibile infine elaborare i costi sostenuti per l'uso dei mezzi.
	Gestione delle multe e degli incidenti Tango Automezzi include degli strumenti che consentono di tenere traccia degli eventi incidentuosi e delle multe. Inoltre l'automatismo è in grado di identificare le risorse che hanno commesso infrazioni generando statistiche.

	Web Part La Web Part è un accessorio che può essere installato in azienda o su service provider. E' un tool opzionale molto utile per coloro che vogliono permettere le registrazioni da remoto direttamente agli autisti, per gestire le prenotazioni, per segnalare guasti. Ogni autista avrà accesso ai mezzi consentiti e potrà registrare i dati relativi ai km percorsi, rifornimenti, pedaggi e autostradali oltre ad ore lavoro. E’ anche possibile la richiesta di un intervento straordinario sul mezzo. La Web Part è ottimizzata sia per PC desktop su browser MS-IE, Firefox, Google Chrome e su smartphone o Tablet Android e Apple (IOS).

	Gestione Sistemi ITS per la localizzazione satellitare (opzione MYFLEET) L’opzione MYFLEET insieme a Tango Automezzi costituisce la piattaforma più completa disponibile al momento sul mercato per la gestione delle flotte. L’installazione di MYFLEET amplifica l’efficienza del prodotto introducendo il tracciamento e la localizzazione del mezzo oltre alla possibilità di acquisire in automatico i dati relativi ai kilometri percorsi e alle ore lavorate. In questo modo le scadenze vengono generate in automatico e il sistema si autoalimenta. Il Sistema ITS, oltre che un sistema di sicurezza, costituisce un deterrente per gli abusi nell'uso del mezzo e contribuisce a ridurre i costi di gestione. E' anche possibile avere la localizzazione istantanea del mezzo direttamente consultando l'elenco delle anagrafiche: basta un click e si apre la google map con la posizione attuale del mezzo. Altre funzionalità del sistema MYFLEET sono indicare nella brochure tra le quali ricordiamo il tracciamento storico dei percorsi con estrema accuratezza, le soste, le velocità massime e molte altre applicazioni pratiche.
	Reminder Il reminder è un tool che può essere liberamente installato sulle postazioni di lavoro. Si tratta di uno scadenzario dinamico su tutte le attività. Non fa parte del software, ma è completamente indipendente. Grazie al reminder non dovete aprire il software per controllare le attività in scadenza o per ricevere notifiche. Fa tutto lui. Scansiona in tempi predefinibili il database per proporre le scadenze imminenti e tenere aggiornato chi deve effettuare i controlli sul parco auto aziendale. Funziona in modo completamente automatico: si installa come servizio e parte automaticamente all’avvio del PC rimanendo silenzioso e invisibile fino a che non vengono rilevate attività prossime alla scadenza. Il funzionamento è simile al sistema popup di MS-Outlook e ogni scadenza può essere posticipata di minuti, ore o giorni. E' molto utile se si usano le prenotazioni poiché può essere programmato per eliminare automaticamente una prenotazione qualora il mezzo non sia stato prelevato a distanza di tot ore dall'ora prevista (+/-). Così si libera l'automezzo per un altra richiesta.
	Gestione delle statistiche avanzate Tutti concordiamo che uno principali obiettivi di una gestione delle flotte sia il controllo dei costi e l'individuazione degli sprechi. Grazie al sistema stattistico avanzato, Tango Automezzi effettua una analisi approfondita della gestione generando frafici e statistiche utilizzabili ai fini decisionali. Il sistema di reportistica include la possibilità di esportare i dati in formati standard per poter essere ulteriormente elaborati con spreadsheet od importati in sistemi di aggregazione dinamica intelligente.
	I Vantaggi ulteriori da una gestione con Tango Automezzi: - Riepiloghi e verifiche migliorano la forza contrattuale con i fornitori e le assicurazioni. - Risparmi sui costi di riparazione grazie al controllo degli interventi di manutenzione. - Programmare i controlli e interventi di manutenzione migliora l’affidabilità dei veicoli. - Consente di raccogliere e analizzare tutti i dati relativi all’utilizzo dei mezzi. - Vengono evidenziati i fermi macchina per comprenderne meglio i disagi ed i costi. - Permette la gestione delle attrezzature e degli allestimenti dei mezzi speciali . - Velocizza le funzioni operative, gestionali e burocratiche. - La struttura consente la definizione di profili utente differenziati per sede e reparto. - Si evita l'uso di tabelle e fogli excel di difficile gestione e poco sicuri . - Consente l'interoperabilità verso altri sistemi perché è basato su RDBMS standard. - Adattamento a qualsiasi ambiente tecnologico (Lan, Web e mobilità). - Recupero automatico di dati già memorizzati su altre procedure (import/export) . - Dati sempre aggiornati.